Comment établir une facture ?

Fonctionnalité : Utiliser un logiciel de gestion qui automatise la facturation

Il peut parfois être compliqué d’avoir les réponses à ses questions lorsque l’on démarre son entreprise.

Une mise au point s’impose concernant la facturation. Quelles sont les informations requises pour émettre une facture ? Comment gérer la TVA qui en résulte ? etc.

1. Quand faut-il émettre une facture ?

Il existe deux réponses selon votre profil :

  • Pour la vente de biens : une facture est émise lorsque l’acheteur et le vendeur se mettent d’accord sur le prix d’une commande.

Mais il arrive que parfois, la facture est émise lorsque les marchandises sont livrées, et la date peut être différente de la date de vente.

  • Pour les services : Une facture est émise lors de l’exécution du service. Pour les services à long terme, des factures progressives peuvent être émises pour payer en plusieurs fois. Cela a pour but que la facture puisse être émise sans attendre que le service soit terminé. On parlera alors de facture d’avancement ou de situation. Cette forme est plus répandue dans le domaine du BTP.

2. Les différentes factures

Il existe en plus de cela des facturation différentes et qui possèdent chacune leurs particularités :

  • La facture d’avoir : elle est émise pour corriger une facture dont on a repéré une erreur voire si la vente vient à être annulée.
  • La facture d’acompte : elle intervient lorsqu’un client vient a payer une fraction de la somme due en avance.
  • La facture d’avancement ou de situation : elle intervient pour échelonner la réalisation de la prestation dans le temps selon plusieurs étapes.
  • La facture de clôture : elle intervient pour mettre un terme à un contrat.

3. Leurs points communs

Ces différentes factures ont malgré tout un point commun ; les informations qu’elles doivent contenir :

  1. Les information du vendeur : contenant le nom de l’entreprise ou du vendeur ; l’adresse de l’établissement ; le numéro de SIRET ainsi que le lieu d’enregistrement ; le numéro de TVA ; la forme juridique ; le capital social.
  2. Les informations de l’acheteur : contenant le nom de l’entreprise ou de l’acheteur, son adresse, le numéro unique de la facture, la date de la facture.  
  3. Les biens et services qui entrent dans la facturation : contenant leur dénomination, leur montant à l’unité, leur quantité ainsi que la date de livraison/réalisation.
  4. Le montant de la facture : contenant le montant total des biens et des services facturés HT ; le taux de TVA qui s’applique à eux ; le montant total des taxes ; la mention d’application à la tva ou de non application ; ainsi que d’éventuels remises.
  5. Les modalités de paiement : contenant la date limite de paiement ; les pénalités en cas de retard ; les conditions de remise en cas de paiement anticipé si vous le souhaitez.

De plus, les factures doivent êtres conservées toutes ses factures pour une durée de 10 ans à compter de la fin de l’exercice (article L123-22 du Code de commerce).

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